GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Bei den derzeit häufig diskutierten GoBD handelt es sich um die Anforderung der Finanzverwaltung an die ordnungsmäßige Ausgestaltung des Rechnungswesens und an die IT-gestützten Systeme und Prozesse im Kontext der Besteuerung.

Die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt. Darüber hinaus werden in den Unternehmen in steigendem Maße die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form gesichert. Vor diesem Hintergrund hat die Finanzverwaltung mit Schreiben vom 14.11.2014 (Az. IV A 4-S-0316/13/10003) die Grundsätze der GoBD entwickelt. Diese konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsvoraussetzungen an den Einsatz von IT bei der Buchführung und sonstigen Aufzeichnungen.

Die GoBD gelten für alle Steuerpflichtigen, unabhängig von deren Art den Gewinn zu ermitteln. D. h. dass auch Steuerpflichtige, welche als Einnahmen-Überschuss-Rechner nicht zur Buchführung verpflichtet sind, dennoch die GoBD und deren konkrete Handlungsanweisungen zu erfüllen haben.

Die Aufzeichnungen der Buchführung müssen demnach nachvollziehbar und nachprüfbar sein (Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit). Sie müssen lückenlos und vollzählig sein (Vollständigkeit), mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmen (Richtigkeit) und es muss ein zeitlicher Zusammenhang zwischen dem Vorgang und dessen Erfassung gegeben sein (Zeitgerechtheit). Darüber hinaus müssen diese Aufzeichnungen systematisch, übersichtlich und eindeutig sein (Geordnetheit). Ein ursprünglicher Inhalt darf nicht aufgrund einer späteren Änderung nicht mehr festzustellen sein (Unveränderbarkeit). Art, Umfang und Dauer der Aufbewahrung werden durch die GoBD geregelt. Für diese Aspekte werden durch die GoBD konkrete Grundsätze festgelegt.

Die „Zeitgerechtheit“ wird beispielsweise zusammenfassend wie folgt definiert:

    • Unbare Geschäftsvorfälle:
      Die Erfassung innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich
    • Bare Geschäftsvorfälle:
      Eine tägliche Erfassung ist erforderlich (§ 146 Abs. 1 S. 2 AO)
    • Unabhängig von Zahlungsart:
      Das Fehlen einer kontokorrentmäßigen Abbildung ist unschädlich, sofern die Begleichung von Waren- und Kostenrechnungen innerhalb von 8 Tagen oder nach gewöhnlichem Durchlauf erfolgt.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass sich aufgrund dieses Grundsatzes der Zeitgerechtheit ein genereller kurzfristiger Buchungsrhythmus für alle Steuerpflichtigen ergibt und somit z. B. auch Einnahmen-Überschuss-Rechner zur Buchhaltung gezwungen werden. Sofern eine buchungstechnische Erfassung (inkl. Festschreibung) noch nicht im Rahmen der angegebenen Fristen in einem IT-System erfolgt, können die Anforderungen an die Einhaltung der sogenannten Grund(buch)aufzeichnungsfunktion auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche und zeitlich unmittelbare Belegablage erfüllt werden. Damit ist die bisher übliche Vorgehensweise, Unterlagen kleinerer Einnahmen-Überschuss-Rechner quartalweise oder gar jährlich an den Steuerberater zu übergeben und steuerlich zu verarbeiten, auch weiterhin legitimiert, wenn die erweiterten Anforderungen an das Belegwesen, wie eine systematische, übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Ablage, erfüllt sind.

Die GoBD ersetzen auch die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Zur Ausübung des Datenzugriffs, insbesondere im Rahmen der Betriebsprüfung, stehen der Finanzverwaltung weiterhin die aus den GDPdU bekannten drei gleichberechtigten Alternativen zur Verfügung, die der Steuerpflichtige im Rahmen seiner Mitwirkungspflicht (§ 200 Abs. 1 AO) zu unterstützen hat. Die Finanzverwaltung hat dabei den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten.

Unmittelbarer Datenzugriff:
Die Finanzbehörde kann einen eigenen lesenden Zugang auf das DV-System des Steuerpflichtigen unter Nutzung der Hard- und Software des Steuerpflichtigen verlangen, eine Möglichkeit über Fernabfragen besteht nicht. Der Steuerpflichtige hat den lesenden Zugriff und etwaige Hilfsmittel bereitzustellen und ggf. Einweisungen vorzunehmen. Einschränkungen hinsichtlich des Funktionsumfangs sind nicht zulässig.

Mittelbarer Datenzugriff:
Die Finanzbehörde kann eine Auswertung nach eigenen Vorgaben durch den Steuerpflichtigen verlangen, auf die sodann lesend zugegriffen werden kann. Der Steuerpflichtige hat Auswertung und lesenden Zugriff sowie etwaige Hilfsmittel bereitzustellen und die angeforderte Unterstützung zu leisten.

Datenträgerüberlassung:
Die Finanzbehörde kann eine Überlassung maschinell lesbarer und auswertbarer Daten auf einem Datenträger vom Steuerpflichtigen verlangen. Das Recht, Daten selbst aus dem System des Steuerpflichtigen zu entnehmen, wird dadurch nicht begründet. Der Steuerpflichtige hat alle zur Auswertung notwendigen Informationen in auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen.

Insgesamt werden damit die Anforderungen an die Dokumentation und die organisatorischen Abläufe deutlich ausgeweitet.

Verstöße gegen die GoBD können im schlimmsten Fall zu einer Versagung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung führen. In diesem Fall sind Gewinnerhöhungen durch Schätzungen zu befürchten. Dies wurde auch bereits höchstrichterlich bestätigt: „Eine korrekte und leicht nachprüfbare Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle ist jedenfalls auch bei der Einnahmenüberschussrechnung erforderlich, um eine korrekte Feststellung der Besteuerungsgrundlagen zu ermöglichen. Liegen solche Aufzeichnungen nicht vor, führt dies zur Schätzungsbefugnis des Finanzamtes (BFH, Urteil v. 15.04.1999, BStBl. 1999 II S. 481)“.

Gerne beraten und unterstützen wir Sie in Fragen zu den GoBD